Mempekerjakan satu orang asing: urutannya, biayanya, dan jam mundur yang tidak terlihat

Kesalahan paling mahal dalam mempekerjakan tenaga kerja asing bukan salah mengisi formulir. Kesalahannya adalah mendatangkan orangnya lebih dulu, dokumennya menyusul.

Karena urutannya mengunci. Dan karena hitungan pelanggarannya mulai berjalan sejak orang itu masuk Indonesia, bukan sejak ada yang menegur.

Urutannya: izin ketenagakerjaan dulu, visa kemudian

Permohonan visa kerja mensyaratkan keterangan dari instansi ketenagakerjaan sebagai lampiran. Artinya “urus KITAS-nya saja” tanpa izin ketenagakerjaan tidak punya dasar untuk diajukan sama sekali — bukan lebih lambat, tetapi tidak bisa.

Kalau seseorang menawarkan jalan pintas yang melewati tahap ini, yang ditawarkan bukan jalan pintas.

Dokumen “Notifikasi” sudah tidak ada

Aturan tenaga kerja asing berubah total pada 1 April 2021. Dokumen bernama “Notifikasi” yang masih banyak disebut di internet, di panduan lama, dan di penawaran jasa yang belum diperbarui — sudah tidak ada.

Sekarang pengesahan rencana penggunaan tenaga kerja asing itu sendiri yang menjadi rekomendasi untuk visa dan izin tinggal.

Ini penanda cepat untuk menilai umur informasi yang Anda baca: kalau sebuah panduan masih menyebut “Notifikasi” sebagai langkah, panduan itu berumur lebih dari lima tahun.

Bentuk badan usaha Anda bisa menutup pintunya lebih dulu

Dua hal yang perlu diperiksa sebelum Anda mengeluarkan biaya apa pun:

• PT Perorangan tidak dapat mempekerjakan tenaga kerja asing.
• Pemberi kerja perorangan dilarang mempekerjakan tenaga kerja asing sama sekali.

Kalau badan usaha Anda salah satu dari itu, bentuknya harus diubah lebih dulu — dan itu pekerjaan tersendiri dengan jadwalnya sendiri. Memeriksanya butuh lima menit; menemukannya belakangan bisa berarti kehilangan satu triwulan.

Biaya yang paling sering tidak dianggarkan

Ada dana kompensasi penggunaan tenaga kerja asing sebesar US$100 per jabatan, per orang, per bulan.

Tiga hal tentang angka itu yang mengubah cara Anda menganggarkannya:

• Dibayar di muka untuk seluruh masa izin, bukan dicicil bulanan. Izin dua tahun berarti US$2.400 per orang, dibayar sekaligus di awal.
• Pembayarannya adalah syarat terbitnya izin, bukan tagihan yang bisa menyusul.
• Tenaga kerja asing yang bekerja kurang dari satu bulan tetap dikenakan satu bulan penuh. Jadi menempatkan seseorang selama sepuluh hari tidak lebih murah sepertiga.

Perhatikan juga satuannya: per jabatan. Biayanya melekat pada jabatan yang diisi, bukan pada orangnya. Menulis nama jabatan secara serampangan di tahap perencanaan punya akibat langsung ke angka yang Anda bayar.

Di sisi keimigrasian ada biaya negara tersendiri untuk izin tinggal terbatas, per permohonan, menurut masa berlakunya — antara lain Rp3.000.000 untuk masa berlaku 1 tahun dan Rp5.000.000 untuk 2 tahun. Visa tinggal terbatasnya sendiri Rp500.000 per permohonan.

Angka-angka itu belum termasuk biaya jasa siapa pun. Yang kami sebutkan di sini hanya biaya negara yang bisa kami tunjukkan sumbernya.

Jam mundur perpanjangan bukan tanggal yang Anda pikirkan

Ini bagian yang paling sering membuat perusahaan tertib tetap terlambat.

Perpanjangan izin ketenagakerjaan wajib diajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktunya berakhir — sekitar enam minggu kalender.

Dan izin tinggal tidak dapat diperpanjang melebihi izin yang mendasarinya. Artinya jam mundur Anda bukan tanggal berakhirnya kartu izin tinggal, melainkan tanggal berakhirnya izin ketenagakerjaan dikurangi 30 hari kerja.

Kalau kalender Anda hanya mencatat tanggal di kartu, Anda mencatat tanggal yang salah.

Satu catatan tambahan: izin untuk pekerjaan yang bersifat sementara tidak dapat diperpanjang sama sekali. Kalau penempatan itu ternyata perlu diteruskan, yang dibutuhkan bukan perpanjangan, melainkan permohonan dari awal — dengan jadwal dari awal.

Yang tidak bisa dipastikan siapa pun

Dari seluruh rangkaian ini, batas waktu yang benar-benar mengikat instansi hanya dua, dan keduanya pendek: hasil penilaian kelayakan paling lama dua hari kerja setelah sesi penilaian, dan verifikasi data calon tenaga kerja asing paling lama dua hari kerja.

Yang tidak diatur adalah kapan sesi penilaian kelayakan itu dijadwalkan. Itulah variabel terbesarnya.

Di sisi keimigrasian juga tidak ada batas waktu penerbitan visa untuk kategori pekerja. Kartu izin tinggal fisik pun hanya punya batas paling cepat — dicetak dan didistribusikan paling cepat tiga hari kerja setelah izin diterbitkan, dan dapat diambil paling cepat lima belas hari kerja sejak izin diterbitkan — bukan batas paling lambat.

Konsekuensinya jujur saja: yang bisa dipastikan adalah tanggal pengajuan, bukan tanggal terbit. Siapa pun yang menyebutkan tanggal terbit sedang memberi Anda perkiraan, bukan kepastian — dan sebaiknya menyebutnya begitu.

Visa bisnis bukan jalan pintas untuk bekerja

Visa kunjungan untuk keperluan bisnis punya batas kegiatan yang tegas.

Boleh: berunding, bernegosiasi, meninjau lokasi, dan menandatangani perjanjian.

Tidak boleh: menjual barang atau jasa secara langsung, dan menerima imbalan atau upah dari pihak mana pun di Indonesia.

Batas ini sering dilanggar tanpa niat buruk — orang kantor pusat datang “membantu sebentar” di gerai, atau ikut menutup penjualan. Sebaiknya batas itu diberikan tertulis kepada orangnya sebelum ia berangkat, bukan dijelaskan lewat telepon setelah ada pertanyaan di bandara.

Beberapa batas praktis yang perlu Anda ketahui:

• Masa tinggal awal 60 hari, dapat diperpanjang 60 hari setiap kali, dengan total keseluruhan tidak lebih dari 180 hari.
• Perpanjangan hanya bisa diajukan paling cepat 14 hari sebelum izin tinggal berakhir, dan perlindungan dari perhitungan keterlambatan baru berlaku setelah permohonan diajukan dan dibayar.
• Visa beberapa kali perjalanan tidak dapat dialihkan menjadi izin tinggal terbatas. Kalau ada kemungkinan orang itu akan berlanjut menanam modal atau bekerja di Indonesia, jenis visanya perlu dipilih berbeda sejak awal.
• Masa berlaku sepuluh tahun tidak tersedia pada permohonan pertama. Pemberian pertama paling lama lima tahun.
• Visa satu kali perjalanan harus digunakan dalam 90 hari sejak diterbitkan. Lewat dari itu visanya tidak berlaku dan biaya negaranya tidak kembali — jadi mengajukan sebelum agenda pasti justru berisiko.

Bebas visa kunjungan dan kartu perjalanan pebisnis memang lebih cepat dan lebih murah, tetapi izin tinggalnya tidak dapat diperpanjang dan tidak dapat dialihkan menjadi izin tinggal lain. Kalau agenda Anda bisa bergeser, jalur itu berisiko menjadi jalan buntu di tengah kunjungan.

Keterlambatan pulang: dari soal uang menjadi bukan soal uang

Keterlambatan meninggalkan Indonesia dikenakan Rp1.000.000 per hari.

Lewat 60 hari, tidak ada lagi pilihan membayar. Yang berlaku adalah deportasi dan penangkalan, yang dapat berlaku sampai sepuluh tahun.

Untuk perusahaan, akibatnya bukan hanya menimpa orang tersebut: orang yang ditangkal tidak bisa Anda tempatkan lagi di Indonesia, sekalipun ia yang paling menguasai pekerjaannya.

Menjadi penjamin bukan tanda tangan formalitas

Perusahaan penjamin menanggung biaya pemulangan tenaga kerja asing yang dijaminnya, dan penjaminnya harus pemberi kerja itu sendiri.

Karena itu tanda tangan penjaminan bukan urusan administrasi yang bisa didelegasikan tanpa dibaca. Ia kewajiban keuangan yang berdiri sendiri.

Untuk visa kunjungan bisnis, kabar baiknya: bagi sebagian besar pemohon, penjamin atau sponsor tidak diperlukan sama sekali. Kewajiban itu hanya tetap berlaku bagi orang asing tanpa kewarganegaraan, pemegang dokumen perjalanan yang bukan paspor kebangsaan, dan warga negara dari negara tertentu. Kalau ada yang menawarkan jasa penjaminan padahal Anda tidak membutuhkannya, itu biaya yang tidak perlu.

Hitungan pelanggaran: per jabatan, per orang, per bulan

Mempekerjakan tenaga kerja asing tanpa izin dihitung per jabatan, per orang, per bulan — dan hitungannya mulai sejak orang itu masuk Indonesia, bukan sejak ketahuan.

Ini yang membuat “kita rapikan nanti” menjadi keputusan yang mahal. Setiap bulan menunggu bukan penundaan biaya, tetapi penambahan.

Yang bisa Anda kerjakan sendiri, hari ini

1. Periksa bentuk badan usaha Anda. Kalau PT Perorangan, atau kalau pemberi kerjanya perorangan, hentikan seluruh rencana lain dulu — pintunya belum terbuka.
2. Tulis nama jabatan yang akan diisi, secara persis. Izin dan biayanya melekat pada jabatan. Satu jabatan yang salah dirumuskan mengubah angka dan lingkupnya.
3. Hitung dana kompensasinya sekarang: US$100 dikali jumlah bulan masa izin, dikali jumlah orang. Masukkan ke anggaran sebelum Anda menandatangani kontrak kerja atau menjanjikan tanggal mulai kepada orangnya.
4. Buat satu kalender berisi tiga tanggal per orang: tanggal berakhir izin ketenagakerjaan, tanggal berakhir izin tinggal, dan tanggal berakhir paspor. Yang menjadi pemicu adalah yang pertama.
5. Dari tanggal berakhir izin ketenagakerjaan, hitung mundur 30 hari kerja. Tandai hari itu sebagai tenggat perpanjangan — bukan tanggal berakhirnya.
6. Untuk setiap orang yang datang dengan visa kunjungan bisnis, serahkan satu lembar berisi batas kegiatannya sebelum ia berangkat. Isinya cukup dua kolom: boleh, dan tidak boleh.
7. Jangan mengajukan visa satu kali perjalanan sebelum agendanya pasti. Masa pakainya 90 hari dan biaya negaranya tidak kembali.
8. Tunjuk satu nama di perusahaan Anda yang memegang kalender ini. Kewajiban tanpa nama di belakangnya adalah kewajiban yang terlewat.

Delapan langkah itu bisa Anda selesaikan dalam satu sore, dan lima di antaranya menutup risiko yang paling mahal — bukan risiko dokumen, tetapi risiko orang yang sudah ada di Indonesia sementara izinnya belum ada.

Ditulis 2026-07-30. Aturan bisa berubah — kalau Anda membaca ini jauh setelah tanggal tersebut, konfirmasikan dulu sebelum mengambil keputusan.